כמה זמן יצרן חייב להחזיק חלקי חילוף ובאיזו מהירות עליו לספקם. לכאורה מדובר על שאלה טכנית אולם בפועל, זו אחת הסוגיות שמכריעות אם שרשרת האספקה תמשיך לנוע קדימה, אם היחסים עם הלקוחות יישמרו לאורך זמן, ואם העסק יישאר מחוץ לכותלי בית המשפט. למרות שבהסכמי הפצה רבים מרבית תשומת הלב ניתנת למחיר, ליעדי המכירות ולתנאי התשלום, הניסיון מלמד שהיציבות העסקית נבנית דווקא במקומות שנראים "טכניים".
המציאות הזו התחדדה היטב במקרה של מפיץ ישראלי בתחום הציוד הרפואי שפנה למשרדנו לאחר שהיצרן הסיני הודיע לו על סיום חיי דגם מוצר מסויים והפסיק בהדרגה לייצר חלקי חילוף קריטיים עבור אותו הדגם. בבדיקה שערכנו בהסכם ההפצה לא הופיעה התחייבות מפורשת לזמינות חלפים לאורך אורך חיי המוצר, לא הוגדרו לוחות זמנים מחייבים למענה ולשיגור חלקים, ולא נקבעה תכנית מסודרת לשלב סוף חיי המוצר (EOL) אשר אמורה לכלול הודעה מוקדמת למפיץ, מלאי גישור וחלופות מאושרות. ואכן בתוך שבועות בודדים תקלות שגרתיות התגלגלו להשבתות יקרות, מוסדות רפואיים איימו בקנסות על הפרת הסכמי שירות, והמפיץ נאלץ לחפש חלפים בשוק במחירים גבוהים וללא ודאות אספקתית.
הטיפול המדויק בפרטים הללו חשוב במיוחד ליבואנים ולמפיצים הפועלים במסגרות רגולטוריות מגוונות. בציוד רפואי, למשל, למרות הנטייה לחשוב שיש כלל אירופי מספרי לזמינות חלפים לאחר סוף חיי המוצר, תקנות ה MDR אינן קובעות פרק זמן מחייב לאספקת חלפים לאחר סוף חיי המוצר אלא מטילות על היצרן להגדיר את אורך חיי המוצר ולשמור על בטיחותו, ביצועיו והתיעוד לאורך תקופה זו ומכאן שהאחריות לקביעת מועדי הזמינות עוברת להסכמים בין הצדדים לצדדים בהסכם, לכן חיוני לעגן בחוזה מראש תקופת זמינות חלפים ושירות לאחר סוף חיי המוצר. אף שמדובר בנוהג שוק ולא בדרישה רגולטורית מחייבת בפרקטיקה מקובלות לא פעם התחייבויות של 7-10 שנים לאחר סוף חיי המוצר.
בישראל, כמו באירופה, הדרישה ל"מלאי סביר של חלקי חילוף" אינו מגדיר פרק זמן קבוע, מה שמותיר מקום לפרשנות וכאשר אין עיגון חוזי מדויק הפרשנות הזו עלולה להפוך במהירות למחלוקת עסקית ולסיכון משפטי.
חברות רבות מתמקדות בהשקה למכירה ובכניסה לשוק, אך שוכחות שהמבחן האמיתי של המוצר מתרחש לאחר מכן, בשלב התחזוקה והתפעול השוטף. מכשיר או הציוד שאינו מלווה בזמינות חלקי חילוף אינו נכס שמוסיף ערך, אלא התחייבות שמטילה סיכונים על החברה.
סעיפים בחוזי הפצה שמגדירים את זמינות חלקי החילוף, לוחות זמנים לאספקה ומנגנוני דיווח ושיתוף מידע בין היצרן למפיץ אינם "טכניים" בלבד. הם מהווים את הבסיס לניהול סיכונים יעיל ולטיפול פרואקטיבי במצבי חוסר ודאות. כאשר הם מנוסחים ומיושמים בצורה נכונה, הם מאפשרים לחברה לפעול באופן חלק גם כאשר השוק או הרגולציה משתנים, מצמצמים את החשיפה להפרות חוזיות ועיכובי אספקה, ומבטיחים רציפות תפעולית ויציבות עסקית.
זו בדיוק הנקודה שבה נמדדת החשיבה האסטרטגית של הליווי המשפטי אשר אינה מסתכמת ביצירת חוזה, אלא בבניית מסגרת פעולה כוללת, שמכסה את שרשרת האספקה, את חיי המוצר ואת חובות הרגולציה לאורך זמן ומקטינה באופן יזום את הסיכון העסקי. בסופו של דבר, הפירוט הקפדני של סעיפים שנראים שוליים הם אלו שעשויים להבדיל בין חברה שממשיכה לפעול בביטחון ובאמון לבין חברה שמוצאת את עצמה מתמודדת עם משברים שניתן היה למנוע אותם מראש.
במשרד HPLAW אנו מלווים יצרנים, יבואנים ומפיצים בבניית הסכמים מסחריים ותהליכי עבודה שמוודאים עמידה בדרישות ואחריות נזיקית. הניסיון שלנו ובעיקר של מייסד המשרד כיועץ משפטי בחברת "טבע" למעלה מ-15 שנה מלמד שדווקא סעיפים שנראים טכניים כמו הגדרת חלקי חילוף, לוחות זמנים לאספקה או מנגנון דיווח הם למעשה עמודי התווך של ניהול הסיכון העסקי. ליווי משפטי נכון בתחום אינו מסתיים בעריכת חוזה הוא כולל חשיבה אסטרטגית על אורך חיי המוצר, שרשרת האספקה והחובות הרגולטוריות הנלוות אליו.
אנו מזמינים אתכם לבחון מחדש את ההסכמים, הנהלים ותהליכי העבודה שלכם ולוודא שהם מתייחסים גם לפרטים הנראים שוליים, כי לעיתים דווקא הם אלו שמבחינים בין חברה שממשיכה לפעול בביטחון ובאמון, לבין חברה שמוצאת את עצמה מתמודדת עם משבר שיכל להימנע.
